Reduce el coste de tus llamadas internacionales

Si tu organización tiene un gasto considerable en llamadas internacionales, ya sea porque importa productos o porque los exporta, existen soluciones tecnológicas muy sencillas que te permitirán ahorrar mucho dinero. Una de ellas es el servicio que presta la empresa TrialSoft: para llamar a un número de otro país, simplemente marcamos el 902055307 y esperamos a que una locución nos pida que introduzcamos el número al que queremos llamar.
Si aún queremos ahorrar más en las llamadas internacionales podemos acudir a la famosa aplicación Skype, que te permite llamar desde el PC a precios bastante económicos y, además, te permite contratar tarifas planas mensuales.

Outlook es algo más que correo

Si eres de los que sólo utiliza Outlook para leer y escribir e-mails, puedes sacarle mucho más partido. En la pestaña calendario, te sugiero que te fijes en una cosa: si hacemos clic en la marca triangular que hay a la derecha del botón Nuevo aparecerá un menú, con una opción muy interesante: convocatoria de reunión. Esto nos permitirá convocar reuniones, invitando tanto a empleados de la empresa como personas externas a ella, de una manera muy sencilla. ¡Pruébalo!
En cuanto a la pestaña contactos, en ella tendremos a todas las personas con las que cruzamos correos, para que no sea necesario escribir su dirección completa cada vez que queramos enviarle uno. Pero eso no es todo, también podremos añadir todos los contactos de nuestra agenda telefónica, con un doble fin: si tenemos sincronizado nuestro Outlook con nuestro teléfono móvil, todos los contactos que tengamos aquí también estarán en nuestro teléfono.
Pasemos ahora a la pestaña tareas. Aquí podrás organizarte el trabajo, creando tareas a realizar, con la información que necesites de ellas. Te recomiendo que sólo añadas como tareas aquéllas que requieran cierta complejidad o lleven asociada determinada información pues, de lo contrario, te verás abrumado por un sinfín de tareas que terminará agobiándote y sin saber muy bien por dónde empezar.
Por último, ten en cuenta que, si tu organización quiere consolidar toda la información de correo, contactos, listín corporativo con todos los datos de los empleados, disponibilidad de agenda, convocatoria de reuniones y casi cualquier información que afecte al trabajo en equipo y la interacción entre sus empleados, es posible contratar la aplicación Microsoft Exchange. Exchange es lo que se denomina un servidor de mensajería corporativa, tiene un coste medio-alto y permite mucho mayor control sobre la información, ya que el sistema gestiona toda la información interna que se comparte sin necesidad de que ésta circule por Internet, y además mantiene una copia actualizada en una base de datos centralizada de toda la información personal que cada empleado maneja en su Outlook, lo cual facilita el acceso a ella desde mútiples PC o desde dispositivos móviles, como terminales BlackBerry, iPhone, Android o Win-dows Mobile.

Monitoriza los vehículos de tu empresa

Los vehículos de tu empresa son un activo importante, tanto por su valor como por su utilidad. Es conveniente, por lo tanto, conocer su estado de funcionamiento y el trato que reciben por parte de los empleados.
Entre las soluciones más básicas y asequibles del mercado para la localización de flotas mediante GPS encontramos Track-GPS de IT Soft orientada a la localización mediante el propio teléfono móvil del conductor y Realpos, que permite tanto solución integrada (denominada «caja negra») o mediante el terminal del conductor. Existen otras muchas soluciones, más específicas y con mayor potencia, aunque más caras. Las veremos más adelante.

Videovigilancia para muchas cosas

La video-vigilancia consiste en la utilización de cámaras en determinados lugares para la visualización de lo que allí acontece en tiempo real, su grabación para poder recabar información a posteriori o su tratamiento automatizado, para detectar determinados eventos, como personas o vehículos en movimiento, cambios de luminosidad o hacer seguimiento del movimiento de un objeto, por ejemplo.
Sin embargo en los últimos años, con la casi omnipresencia de la tecnología IP de comunicaciones —Internet— y el amplio despliegue de las redes fijas de datos, con tecnología ADSL, y móviles, con tecnologías HSPA, ha hecho posible que el empresario de una pequeña o mediana empresa pueda implementar una solución de video-vigilancia para su almacén, nave, oficina o vehículos sin desembolsos económicos desorbitados. Así, poder visualizar las imágenes de las cámaras desde nuestro navegador de Internet o teléfono móvil son ventajas que sólo la tecnología IP puede ofrecer y abre un abanico de posibilidades casi infinito en cuanto a posibles aplicaciones se refiere.

Un empleado – un puesto: ¡¡¡NO!!!

Siguiendo una mentalidad tradicional, una organización destina una mesa, con su silla, su ordenador, su cajonera y su armario, a cada empleado que trabaja en una oficina. Esto, además de resultar muy costoso en espacio y recursos, no contribuye a la comunicación y a la facilidad de adaptación al cambio.
Si existe un grupo relativamente numeroso de miembros de un departamento, especialmente del área comercial, que suele pasar gran parte del tiempo fuera de la oficina, será posible definir puestos virtuales para ellos. Esto consiste en que cada persona no dispondrá de su mesa en la oficina, sino que se habilitará un conjunto de puestos que podrá compartir y utilizar todo el grupo. El puesto virtual permite reducir las necesidades de espacio en la oficina, siguiendo el famoso modelo de taquillas y puestos libres en el aula, utilizado en la universidad, por ejemplo.

Gana tiempo y eficacia con una secretaria virtual

Existen tareas administrativas que consumen gran parte de la jornada laboral del personal de una organización, debido a que no sólo deben dedicarle tiempo para realizarlas, sino que, por su corta duración y naturaleza variopinta, provocan una disminución de la concentración en las tareas importantes y la posibilidad de que una persona se sienta más cómoda haciendo estas tareas rutinarias y sencillas que esforzándose en aquello que realmente debería hacer.

Las tareas a las que me refiero son principalmente las siguientes:

  • Recepción y gestión llamada telefónicas, transfiriéndolas a las personas que corresponda dentro de la empresa y filtrando las que sean improcedentes.
  • Envío y recepción de correspondencia, paquetería y faxes.
  • Registro de llamadas, correo, paquetería y faxes.
  • Mecanografiado y gestión documental.
  • Gestión de facturación, cobros y reclamación de deudas.
  • Coordinación de agendas.
  • Informes y elaboración de documentos.
  • Búsqueda de información en Internet, bases de datos u otras fuentes más específicas.
  • Tramitación de pedidos de clientes y proveedores.

Convertir ficheros en la nube

Es probable que en alguna ocasión te hayan enviado archivos en un formato desconocido, o de alguna aplicación que no tienes instalada en tu PC.
Como resulta bastante pesado instalar, por ejemplo, OpenOffice sólo para abrir un documento y convertirlo a Word o Excel, para después desinstalarlo, aparte de que cargará tu equipo con programas que no utilizas, he descubierto una herramienta que realiza las conversiones en la nube:

Media Convert.

Si la utilizas, sería muy útil que indiques qué tal te ha ido al resto de lectores del blog. ¡Gracias!
www.antonioflores.es

Busca siempre sistemas estándares

Estándar es la palabra mágica. Lo que hoy no tiene un estándar algún día lo tendrá. Bueno, en realidad, no todo. Siempre habrá cosas fabricadas de manera no es-tándar interesadamente, para tratar de conseguir un pequeño monopolio o control.
Las soluciones estándares ayudan a reducir costes por su precio más reducido y la capacidad que ofrecen siempre de poder elegir, tanto en el presente como en el futuro. Los estándares obligan a los proveedores a competir en el mercado con unas reglas establecidas. Esto ofrece como ventaja al comprador la posibilidad de buscar y comparar soluciones similares. Por otra parte, al fabricante le ofrece la garantía de poder disponer de un mercado auxiliar para su producto, sin necesidad de invertir en todas y cada una de las partes de la cadena de suministro, sino sólo en aquélla donde puede ofrecer una ventaja competitiva.
A la hora de decidir qué solución tecnológica es la mejor para resolver una determinada necesidad de nuestra compañía será indispensable valorar las previsiones de ampliación o mejoras a futuro, y sus costes asociados, como uno de los factores decisivos. En este sentido, una solución estándar saldrá mejor en la foto que una propietaria, sin lugar a dudas.

Utiliza el cloud computing

Aunque no hayas oído hablar de este concepto, estoy seguro de que ya te has topado con él en más de una ocasión. Cada vez que has visitado el blog de alguien que ha utilizado Blogger, o cuando has chateado a través de mensajería instantánea con un amigo, has utilizado una aplicación en la nube. El cloud computing consiste en basar las aplicaciones en servicios alojados en la nube, es decir, algún lugar al otro lado de Internet. De esta forma no dependerán del sistema operativo de nuestro PC ni tendremos que almacenar los datos en el disco duro de nuestro equipo: todo estará alojado y funcionando en la nube.

Gestiona tus viajes online

El negocio de los viajes online es el que más dinero mueve en el comercio por Internet. La razón es sencilla: ahorra tiempo, ofrece más posibilidades de elección y permite acceder a las tarifas más económicas del mercado. Tanto si estás interesado en comprar un billete de avión o tren, reservar un hotel o gestionar la reserva de un coche de alquiler, en la red existen muchas alternativas para conseguir los mejores precios para la calidad que desees.
Según mi experiencia, para buscar vuelos te aconsejo SkyScanner y para reservas de hotel, Central de Reservas.