Twitter y más durante eventos y conferencias

Utilizar las redes sociales durante una conferencia puede ayudar a convertir el acto en algo mucho más dinámico y atractivo. Las redes sociales son utilizadas actualmente por millones de personas, y en ocasiones hay personas interesadas en acudir a una ponencia, pero no pueden por distancia o falta de tiempo. Herramientas como las comentadas por Rosaura Ochoa para utilizar Twitter durante un evento pueden ayudar a que éste también esté presente en las redes sociales. Y tú, ¿utilizarías esta funcionalidad?
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Entrevistas para sondear el mercado internacional

El ICEX me ha informado que van a celebrar durante este mes de noviembre una serie de entrevistas personales para que cualquier empresario español interesado en datos de mercado o consultas sobre determinados países pueda contactar por teléfono o videoconferencia con cualquiera de las agencias comerciales que este organismo del estado tiene en ellos.

Reduce el coste de tus llamadas internacionales

Si tu organización tiene un gasto considerable en llamadas internacionales, ya sea porque importa productos o porque los exporta, existen soluciones tecnológicas muy sencillas que te permitirán ahorrar mucho dinero. Una de ellas es el servicio que presta la empresa TrialSoft: para llamar a un número de otro país, simplemente marcamos el 902055307 y esperamos a que una locución nos pida que introduzcamos el número al que queremos llamar.
Si aún queremos ahorrar más en las llamadas internacionales podemos acudir a la famosa aplicación Skype, que te permite llamar desde el PC a precios bastante económicos y, además, te permite contratar tarifas planas mensuales.

Outlook es algo más que correo

Si eres de los que sólo utiliza Outlook para leer y escribir e-mails, puedes sacarle mucho más partido. En la pestaña calendario, te sugiero que te fijes en una cosa: si hacemos clic en la marca triangular que hay a la derecha del botón Nuevo aparecerá un menú, con una opción muy interesante: convocatoria de reunión. Esto nos permitirá convocar reuniones, invitando tanto a empleados de la empresa como personas externas a ella, de una manera muy sencilla. ¡Pruébalo!
En cuanto a la pestaña contactos, en ella tendremos a todas las personas con las que cruzamos correos, para que no sea necesario escribir su dirección completa cada vez que queramos enviarle uno. Pero eso no es todo, también podremos añadir todos los contactos de nuestra agenda telefónica, con un doble fin: si tenemos sincronizado nuestro Outlook con nuestro teléfono móvil, todos los contactos que tengamos aquí también estarán en nuestro teléfono.
Pasemos ahora a la pestaña tareas. Aquí podrás organizarte el trabajo, creando tareas a realizar, con la información que necesites de ellas. Te recomiendo que sólo añadas como tareas aquéllas que requieran cierta complejidad o lleven asociada determinada información pues, de lo contrario, te verás abrumado por un sinfín de tareas que terminará agobiándote y sin saber muy bien por dónde empezar.
Por último, ten en cuenta que, si tu organización quiere consolidar toda la información de correo, contactos, listín corporativo con todos los datos de los empleados, disponibilidad de agenda, convocatoria de reuniones y casi cualquier información que afecte al trabajo en equipo y la interacción entre sus empleados, es posible contratar la aplicación Microsoft Exchange. Exchange es lo que se denomina un servidor de mensajería corporativa, tiene un coste medio-alto y permite mucho mayor control sobre la información, ya que el sistema gestiona toda la información interna que se comparte sin necesidad de que ésta circule por Internet, y además mantiene una copia actualizada en una base de datos centralizada de toda la información personal que cada empleado maneja en su Outlook, lo cual facilita el acceso a ella desde mútiples PC o desde dispositivos móviles, como terminales BlackBerry, iPhone, Android o Win-dows Mobile.

Monitoriza los vehículos de tu empresa

Los vehículos de tu empresa son un activo importante, tanto por su valor como por su utilidad. Es conveniente, por lo tanto, conocer su estado de funcionamiento y el trato que reciben por parte de los empleados.
Entre las soluciones más básicas y asequibles del mercado para la localización de flotas mediante GPS encontramos Track-GPS de IT Soft orientada a la localización mediante el propio teléfono móvil del conductor y Realpos, que permite tanto solución integrada (denominada «caja negra») o mediante el terminal del conductor. Existen otras muchas soluciones, más específicas y con mayor potencia, aunque más caras. Las veremos más adelante.

Videovigilancia para muchas cosas

La video-vigilancia consiste en la utilización de cámaras en determinados lugares para la visualización de lo que allí acontece en tiempo real, su grabación para poder recabar información a posteriori o su tratamiento automatizado, para detectar determinados eventos, como personas o vehículos en movimiento, cambios de luminosidad o hacer seguimiento del movimiento de un objeto, por ejemplo.
Sin embargo en los últimos años, con la casi omnipresencia de la tecnología IP de comunicaciones —Internet— y el amplio despliegue de las redes fijas de datos, con tecnología ADSL, y móviles, con tecnologías HSPA, ha hecho posible que el empresario de una pequeña o mediana empresa pueda implementar una solución de video-vigilancia para su almacén, nave, oficina o vehículos sin desembolsos económicos desorbitados. Así, poder visualizar las imágenes de las cámaras desde nuestro navegador de Internet o teléfono móvil son ventajas que sólo la tecnología IP puede ofrecer y abre un abanico de posibilidades casi infinito en cuanto a posibles aplicaciones se refiere.

Un empleado – un puesto: ¡¡¡NO!!!

Siguiendo una mentalidad tradicional, una organización destina una mesa, con su silla, su ordenador, su cajonera y su armario, a cada empleado que trabaja en una oficina. Esto, además de resultar muy costoso en espacio y recursos, no contribuye a la comunicación y a la facilidad de adaptación al cambio.
Si existe un grupo relativamente numeroso de miembros de un departamento, especialmente del área comercial, que suele pasar gran parte del tiempo fuera de la oficina, será posible definir puestos virtuales para ellos. Esto consiste en que cada persona no dispondrá de su mesa en la oficina, sino que se habilitará un conjunto de puestos que podrá compartir y utilizar todo el grupo. El puesto virtual permite reducir las necesidades de espacio en la oficina, siguiendo el famoso modelo de taquillas y puestos libres en el aula, utilizado en la universidad, por ejemplo.

Gana tiempo y eficacia con una secretaria virtual

Existen tareas administrativas que consumen gran parte de la jornada laboral del personal de una organización, debido a que no sólo deben dedicarle tiempo para realizarlas, sino que, por su corta duración y naturaleza variopinta, provocan una disminución de la concentración en las tareas importantes y la posibilidad de que una persona se sienta más cómoda haciendo estas tareas rutinarias y sencillas que esforzándose en aquello que realmente debería hacer.

Las tareas a las que me refiero son principalmente las siguientes:

  • Recepción y gestión llamada telefónicas, transfiriéndolas a las personas que corresponda dentro de la empresa y filtrando las que sean improcedentes.
  • Envío y recepción de correspondencia, paquetería y faxes.
  • Registro de llamadas, correo, paquetería y faxes.
  • Mecanografiado y gestión documental.
  • Gestión de facturación, cobros y reclamación de deudas.
  • Coordinación de agendas.
  • Informes y elaboración de documentos.
  • Búsqueda de información en Internet, bases de datos u otras fuentes más específicas.
  • Tramitación de pedidos de clientes y proveedores.

Convertir ficheros en la nube

Es probable que en alguna ocasión te hayan enviado archivos en un formato desconocido, o de alguna aplicación que no tienes instalada en tu PC.
Como resulta bastante pesado instalar, por ejemplo, OpenOffice sólo para abrir un documento y convertirlo a Word o Excel, para después desinstalarlo, aparte de que cargará tu equipo con programas que no utilizas, he descubierto una herramienta que realiza las conversiones en la nube:

Media Convert.

Si la utilizas, sería muy útil que indiques qué tal te ha ido al resto de lectores del blog. ¡Gracias!
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