Reduce el coste de tus llamadas internacionales

Si tu organización tiene un gasto considerable en llamadas internacionales, ya sea porque importa productos o porque los exporta, existen soluciones tecnológicas muy sencillas que te permitirán ahorrar mucho dinero. Una de ellas es el servicio que presta la empresa TrialSoft: para llamar a un número de otro país, simplemente marcamos el 902055307 y esperamos a que una locución nos pida que introduzcamos el número al que queremos llamar.
Si aún queremos ahorrar más en las llamadas internacionales podemos acudir a la famosa aplicación Skype, que te permite llamar desde el PC a precios bastante económicos y, además, te permite contratar tarifas planas mensuales.

Un empleado – un puesto: ¡¡¡NO!!!

Siguiendo una mentalidad tradicional, una organización destina una mesa, con su silla, su ordenador, su cajonera y su armario, a cada empleado que trabaja en una oficina. Esto, además de resultar muy costoso en espacio y recursos, no contribuye a la comunicación y a la facilidad de adaptación al cambio.
Si existe un grupo relativamente numeroso de miembros de un departamento, especialmente del área comercial, que suele pasar gran parte del tiempo fuera de la oficina, será posible definir puestos virtuales para ellos. Esto consiste en que cada persona no dispondrá de su mesa en la oficina, sino que se habilitará un conjunto de puestos que podrá compartir y utilizar todo el grupo. El puesto virtual permite reducir las necesidades de espacio en la oficina, siguiendo el famoso modelo de taquillas y puestos libres en el aula, utilizado en la universidad, por ejemplo.

Busca siempre sistemas estándares

Estándar es la palabra mágica. Lo que hoy no tiene un estándar algún día lo tendrá. Bueno, en realidad, no todo. Siempre habrá cosas fabricadas de manera no es-tándar interesadamente, para tratar de conseguir un pequeño monopolio o control.
Las soluciones estándares ayudan a reducir costes por su precio más reducido y la capacidad que ofrecen siempre de poder elegir, tanto en el presente como en el futuro. Los estándares obligan a los proveedores a competir en el mercado con unas reglas establecidas. Esto ofrece como ventaja al comprador la posibilidad de buscar y comparar soluciones similares. Por otra parte, al fabricante le ofrece la garantía de poder disponer de un mercado auxiliar para su producto, sin necesidad de invertir en todas y cada una de las partes de la cadena de suministro, sino sólo en aquélla donde puede ofrecer una ventaja competitiva.
A la hora de decidir qué solución tecnológica es la mejor para resolver una determinada necesidad de nuestra compañía será indispensable valorar las previsiones de ampliación o mejoras a futuro, y sus costes asociados, como uno de los factores decisivos. En este sentido, una solución estándar saldrá mejor en la foto que una propietaria, sin lugar a dudas.

Gestiona tus viajes online

El negocio de los viajes online es el que más dinero mueve en el comercio por Internet. La razón es sencilla: ahorra tiempo, ofrece más posibilidades de elección y permite acceder a las tarifas más económicas del mercado. Tanto si estás interesado en comprar un billete de avión o tren, reservar un hotel o gestionar la reserva de un coche de alquiler, en la red existen muchas alternativas para conseguir los mejores precios para la calidad que desees.
Según mi experiencia, para buscar vuelos te aconsejo SkyScanner y para reservas de hotel, Central de Reservas.

Gasta menos tiempo y dinero en viajes

El coste medio de un billete de avión es de unos 150 € para vuelos nacionales y una cantidad mucho mayor para vuelos internacionales. El coste de un equipo de videoconferencia puede ser de unos 6000 €, así que lo amortizaríamos con unos 40 viajes nacionales o unos cuantos menos internacionales. Sin embargo, existen otras alternativas para empresas donde no se pueda justificar esta inversión, porque el número de viajes para asistir a reuniones sea menor a esta cantidad o, incluso, muy eventuales.
Existen centros de negocios distribuidos por todo el mundo que alquilan salas con servicio de videoconferencia por horas o jornadas. Un ejemplo es Regus, donde su precio ronda los 200 €/hora.
Como alternativa más básica tienes TokBox, que permite realizar video-chats múltiples de manera online y gratuita, sin necesidad de instalar ningún software en el PC. ¿Aún no lo has probado?

Reduce el consumo de tinta y papel

Al margen de que en el siglo XXI más o menos toda la población del mundo desarrollado hemos sido educados conforme a ciertos principios ecologistas con los que nuestras generaciones anteriores no contaban, el objetivo de reducir tinta y papel en nuestra empresa no va orientado a ser más ecologistas, sino a ahorrar costes.
El papel impacta muy negativamente en los costes de la empresa:
  • Ocupa un espacio considerable.
  • Si nuestra compañía tiene varias sedes genera costes en el tráfico de valijas documentales.
  • Requiere inversiones en armarios, clasificadores, carpetas, impresoras, etc.
  • Genera gastos constantes por su propio coste, el coste de los cartuchos y el de reciclado o deshacerse de él.
  • Consume bastante tiempo administrativo para su clasificación, almacenado y búsqueda.
  • Ocasiona costes adicionales cuando es necesario realizar copias para varias personas.
  • A pesar de su gran peso y volumen, es sumamente frágil, siendo susceptible de quedar inservible ante un incendio, inundación o el simple deterio-ro natural con el tiempo, en el caso del papel reciclado.
  • Puede ocasionar problemas de salud por la acumulación de polvo y ácaros, así como cortes en los dedos.
  • En el caso de material promocional e impresos autocopiativos, es necesario habilitar un almacén para tener un stock suficiente, que además es muy probable que haya que destruir y sustituir por documentos más actualizados con una determinada frecuencia.
Debes buscar fundamentalmente reducir el uso del papel en estos procesos:
  • Partes de trabajo
  • Cuadrantes horarios
  • Facturas de clientes
  • Facturas de proveedores
  • Propuestas comerciales
  • Documentación técnica
  • Contratos
  • Material promocional

Deja que las máquinas hablen entre ellas

En ocasiones —pocas, en realidad— la intervención de una persona en una determinada tarea es crucial para garantizar su éxito. En otras, en cambio, resulta bastante ineficiente que una persona deba recibir información de una máquina para proporcionársela inmediatamente a otra. Existe un campo de las telecomunicaciones denominado comunicaciones máquina a máquina (en inglés machine to machine, o M2M), dedicado a proporcionar las herramientas necesarias para que las máquinas puedan comunicarse entre sí, sin la necesidad de una persona que haga de intermediario.
Se utilizan soluciones M2M en aplicaciones de control de acceso a determinados recintos, máquinas para el cobro con tarjeta de crédito, lectura remota de contadores de agua, gas o electricidad, control remoto de las cámaras y paneles informativos de tráfico, localización de flotas de vehículos y, en general, todo aquello donde exista una máquina distante que sea capaz de conectarse con otras para solicitarle o proporcionarle información automáticamente.
Mi recomendación para estos casos es contar con un proveedor con experiencia en el sector y equipos probados, así como con un operador de telefonía móvil de con-fianza y una ingeniería que esté al día de las tecnologías disponibles y, sus posibilidades y las soluciones comerciales existentes. Lamentablemente, me he encontrado en bastantes ocasiones con pequeñas empresas de nicho con planteamientos totalmente obsoletos y que desconocen las posibilidades de la tecnología actual, así como las soluciones comerciales disponibles. Sin embargo, también he tenido la ocasión de conocer a brillantes personas e innovadores empresas integradoras, que me han enseñado ideas y soluciones realmente atractivas para aplicar en todo tipo de negocios.

La locomotora del siglo XXI: el teletrabajo

El teletrabajo es una palabra que no termina de caer bien en España. Supongo que finalmente se hará cargo de todas las connotaciones negativas posibles y será sustituida por otra que pueda mencionarse sin que surjan en nuestra mente concep-tos como “escaqueo”, “descontrol”, “desconfianza” y otros peores.
Un informe elaborado por el Instituto de Empresa y la consultora Kreab Gavin Anderson, titulado “Nuevos modelos de organización del trabajo en las empresas del Ibex 35” ha revelado que el 45% de las empresas ofertan diferentes opciones de teletrabajo, aunque en más de la mitad de los casos se trata simplemente de que los empleados pueden elegir no acudir algún día a la oficina.
El teletrabajo reduce los costes del centro de trabajo, reduce el número de bajas laborales, la rotación de empleados y hace más robusta a la empresa frente a adversidades, como inclemencias meteorológicas, huelgas o fallos en la red de transporte. Aunque conozco muchos más beneficios del teletrabajo, no quiero que esto parezca un panfleto publicitario. Con despertar el interés por el tema me doy por satisfecho.