Monitoriza los vehículos de tu empresa

Los vehículos de tu empresa son un activo importante, tanto por su valor como por su utilidad. Es conveniente, por lo tanto, conocer su estado de funcionamiento y el trato que reciben por parte de los empleados.
Entre las soluciones más básicas y asequibles del mercado para la localización de flotas mediante GPS encontramos Track-GPS de IT Soft orientada a la localización mediante el propio teléfono móvil del conductor y Realpos, que permite tanto solución integrada (denominada «caja negra») o mediante el terminal del conductor. Existen otras muchas soluciones, más específicas y con mayor potencia, aunque más caras. Las veremos más adelante.

Gana tiempo y eficacia con una secretaria virtual

Existen tareas administrativas que consumen gran parte de la jornada laboral del personal de una organización, debido a que no sólo deben dedicarle tiempo para realizarlas, sino que, por su corta duración y naturaleza variopinta, provocan una disminución de la concentración en las tareas importantes y la posibilidad de que una persona se sienta más cómoda haciendo estas tareas rutinarias y sencillas que esforzándose en aquello que realmente debería hacer.

Las tareas a las que me refiero son principalmente las siguientes:

  • Recepción y gestión llamada telefónicas, transfiriéndolas a las personas que corresponda dentro de la empresa y filtrando las que sean improcedentes.
  • Envío y recepción de correspondencia, paquetería y faxes.
  • Registro de llamadas, correo, paquetería y faxes.
  • Mecanografiado y gestión documental.
  • Gestión de facturación, cobros y reclamación de deudas.
  • Coordinación de agendas.
  • Informes y elaboración de documentos.
  • Búsqueda de información en Internet, bases de datos u otras fuentes más específicas.
  • Tramitación de pedidos de clientes y proveedores.

No pierdas ni una sola llamada

Siempre es importante atender las llamadas que recibes en tu empresa. Si hicieras un estudio de las últimas que has recibido, tendrías un elevado porcentaje de llamadas solicitando soporte o comunicando incidencias y otro, también elevado, relacionado con ventas potenciales.
Por lo tanto, resulta muy conveniente no dejar de atender ninguna llamada. Existen varias alternativas para ello:
  • Utilizar un servicio de red inteligente que utilice locuciones para redirigir al cliente a los distintos departamentos, buzones de voz o locuciones informativas, y sitúe la llamada en espera, evitando dar comunicando a quien llama.
  • Que todas las personas de la organización tengan habilitado el servicio de buzón de voz.
  • Tener configurados desvíos de llamadas de las extensiones fijas al teléfono móvil de cada empleado.

Sácale partido a la firma electrónica

Dando un paso más en los certificados digitales llegamos a la firma electrónica. La firma electrónica está reconocida por las administraciones públicas de España desde hace ya algunos años, y permite realizar algunos trámites en los que tradicionalmente era necesaria la firma rubricada. Cada día hay más trámites administrativos disponibles.
La firma electrónica hace uso de los certificados digitales para garantizar que un documento ha sido enviado con total certeza por una determinada persona y que no ha sufrido ninguna modificación posterior. Como vemos, resulta incluso más seguro que la firma en papel, donde alguien podría añadir información adicional a un escrito, falsificándolo. La firma electrónica tampoco permite firmar documentos en blanco para que puedan ser rellenados posteriormente, evitando posibles fraudes y obligando a que las cosas se hagan como se deben hacer.
La autoridad que emite los certificados de firma electrónica en España es CERES. Para utilizarla en otros procedimientos, además de los trámites con las administraciones, no pierdas de vista la aplicación Xolido Sign, que ofrece una solución gratuita para que puedas firmar digitalmente cualquier documento e intercambiarlo con tus clientes y proveedores.

Acelera la burocracia usando certificados digitales

Una de las cosas que más perjudica a una organización es el exceso de burocracia. Papeles que van visitando los diferentes departamentos a velocidad de tortuga, envíos postales que suponen un coste elevado de tiempo y dinero para la empresa, autorizaciones pendientes encima de la mesa del director, que se encuentra de viaje hasta la semana que viene…
El uso de certificados digitales permite múltiples ventajas. Sin entrar en detalles, resumo las más conocidas:
  • Entidades financieras: con nuestro certificado digital podremos acceder a las denominadas oficinas online, que actúan como una sucursal más de la entidad, permitiendo consultas a cuenta, pagos, solicitud de servicios y, en general, casi todo lo que se puede hacer presencialmente, con la salvedad de que no es necesario desplazarnos ni enviar o recibir documentos en papel.
  • Administraciones públicas: envío de la documentación sobre liquidaciones de impuestos por Internet, solicitud de certificados fiscales, tramitación de expedientes, solicitud del documento de vida laboral y muchos más servicios que cada día se van incorporando.
  • Comercio electrónico: poder comprar y vender a otras empresas o clientes finales, sin necesidad de firmar un contrato en papel, sino electrónico.
  • Extendiendo los límites de las oficinas de la empresa: también los ordenadores pueden intercambiarse certificados digitales. De esta manera, un empleado situado en una ubicación donde no exista una oficina de la empresa, podrá conectarse desde su ordenador personal, siempre que éste se autentique como tal ante otro de la organización, mostrando un certificado digital. Son las llamadas redes privadas virtuales (VPN, del inglés Virtual Private Networks), que utilizan Internet para conectar un PC en cualquier parte del mundo como si se encontrara dentro de las oficinas de la empresa.

Busca una relación duradera y ordenada con tus clientes

Hay una herramienta casi mágica para conseguir controlar y mejorar la experiencia que tus clientes sienten al trabajar con tu empresa: CRM. Son las siglas de Customer Relationship Management (“gestión de las relaciones con los clientes”, en inglés).
Su potencia radica en disponer de toda la información sobre la interacción de la empresa con sus clientes en una gran base de datos centralizada. De esta forma, es posible registrar en ella los productos o servicios vendidos, acciones de telemarketing llevadas a cabo con determinados clientes, consultas e incidencias notificadas por el cliente, acciones comerciales realizadas por nuestro personal de ventas y, en general, todo aquello que suponga una acción o reacción entre el cliente y la compañía.
Tradicionalmente, un CRM ha tenido un precio prohibitivo, sólo al alcance de las grandes multinacionales. Sin embargo, en la actualidad existen aplicaciones gratuitas, entre las que destaco Vtiger. Se trabaja con ella a través del navegador y la prefiero a otras como SugarCRM por su sencillez de uso y rapidez de respuesta.

Sincroniza: la misma información en todos los equipos

Actualmente existe un sinfín de dispositivos para gestionar la información que debemos utilizar en nuestra organización. El problema con el que se encuentran muchas personas es la gran dispersión de la información que se genera o se recopila.
Existe una aplicación que me resulta atractiva por su simplicidad de manejo. Se denomina DropBox y sólo tienes que crearte una cuenta en su web e instalarte una pequeña aplicación en tu PC, Mac, tablet o smartphone que creará una nueva carpeta denominada “My Dropbox”.
A partir de ahí su uso es sencillo: todo lo que guardes en esa carpeta en cualquiera de los equipos que tienes asociados a tu cuenta Dropbox aparecerá en todos ellos a los pocos segundos o minutos, dependiendo del tamaño de los archivos y la velocidad de la conexión.

Haz copias de seguridad

Hacer copias de seguridad es una tarea que suele requerir cierto esfuerzo y dinero y que normalmente no ofrece recompensa alguna. Éste es el punto de vista de alguien que no ha sufrido la pérdida de datos todavía. Las copias de seguridad son importantes para garantizar la continuidad del negocio, es decir, que no perdamos pedidos, o incluso clientes, y que minimicemos los efectos ante un fallo de los sistemas informáticos de la empresa.
En el mercado existen numerosas soluciones de backup, desde las orientadas a grandes corporaciones, que requieren un servidor dedicado y la compra de licencias hasta aplicaciones en la nube, que suelen ser gratuitas para un volumen pequeño de información.
Un buen ejemplo es la aplicación i-Backup.

La locomotora del siglo XXI: el teletrabajo

El teletrabajo es una palabra que no termina de caer bien en España. Supongo que finalmente se hará cargo de todas las connotaciones negativas posibles y será sustituida por otra que pueda mencionarse sin que surjan en nuestra mente concep-tos como “escaqueo”, “descontrol”, “desconfianza” y otros peores.
Un informe elaborado por el Instituto de Empresa y la consultora Kreab Gavin Anderson, titulado “Nuevos modelos de organización del trabajo en las empresas del Ibex 35” ha revelado que el 45% de las empresas ofertan diferentes opciones de teletrabajo, aunque en más de la mitad de los casos se trata simplemente de que los empleados pueden elegir no acudir algún día a la oficina.
El teletrabajo reduce los costes del centro de trabajo, reduce el número de bajas laborales, la rotación de empleados y hace más robusta a la empresa frente a adversidades, como inclemencias meteorológicas, huelgas o fallos en la red de transporte. Aunque conozco muchos más beneficios del teletrabajo, no quiero que esto parezca un panfleto publicitario. Con despertar el interés por el tema me doy por satisfecho.

Saber dónde para evitar estrés

Estoy seguro de que alguna vez, tomándote una cerveza en un bar, observabas al camarero ir y venir a toda velocidad sin dar abasto, con la particularidad de que la mayoría de las mesas estaban vacías. Te resultó evidente que el problema radicaba en la organización de las tareas y no en la velocidad en que las ejecutaba. De la misma manera, en nuestra organización debemos identificar quiénes son nuestros camareros, y procurarles herramientas para organizar sus tareas de la manera más eficiente. Aquí es donde entran en juego dos de las tecnologías estrellas de esta década: el GPS y las comunicaciones móviles.

Conocerse la posición de una persona, dotada con un teléfono móvil con GPS, o de una máquina o vehículo, dotados con lo que se denomina caja negra, nos permite gestionar los equipos distribuidos geográficamente, reduciendo los riesgos significativamente, por un precio bastante atractivo en la actualidad.