Monitoriza los vehículos de tu empresa

Los vehículos de tu empresa son un activo importante, tanto por su valor como por su utilidad. Es conveniente, por lo tanto, conocer su estado de funcionamiento y el trato que reciben por parte de los empleados.
Entre las soluciones más básicas y asequibles del mercado para la localización de flotas mediante GPS encontramos Track-GPS de IT Soft orientada a la localización mediante el propio teléfono móvil del conductor y Realpos, que permite tanto solución integrada (denominada «caja negra») o mediante el terminal del conductor. Existen otras muchas soluciones, más específicas y con mayor potencia, aunque más caras. Las veremos más adelante.

Gana tiempo y eficacia con una secretaria virtual

Existen tareas administrativas que consumen gran parte de la jornada laboral del personal de una organización, debido a que no sólo deben dedicarle tiempo para realizarlas, sino que, por su corta duración y naturaleza variopinta, provocan una disminución de la concentración en las tareas importantes y la posibilidad de que una persona se sienta más cómoda haciendo estas tareas rutinarias y sencillas que esforzándose en aquello que realmente debería hacer.

Las tareas a las que me refiero son principalmente las siguientes:

  • Recepción y gestión llamada telefónicas, transfiriéndolas a las personas que corresponda dentro de la empresa y filtrando las que sean improcedentes.
  • Envío y recepción de correspondencia, paquetería y faxes.
  • Registro de llamadas, correo, paquetería y faxes.
  • Mecanografiado y gestión documental.
  • Gestión de facturación, cobros y reclamación de deudas.
  • Coordinación de agendas.
  • Informes y elaboración de documentos.
  • Búsqueda de información en Internet, bases de datos u otras fuentes más específicas.
  • Tramitación de pedidos de clientes y proveedores.

Convertir ficheros en la nube

Es probable que en alguna ocasión te hayan enviado archivos en un formato desconocido, o de alguna aplicación que no tienes instalada en tu PC.
Como resulta bastante pesado instalar, por ejemplo, OpenOffice sólo para abrir un documento y convertirlo a Word o Excel, para después desinstalarlo, aparte de que cargará tu equipo con programas que no utilizas, he descubierto una herramienta que realiza las conversiones en la nube:

Media Convert.

Si la utilizas, sería muy útil que indiques qué tal te ha ido al resto de lectores del blog. ¡Gracias!
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FonYou, tu línea móvil personalizable

El título y el aspecto de esta entrada parece una publicidad cutre-salchichera del montón. Y lo es, con la salvedad de que nadie me paga por ella.
FonYou es un operador virtual que te da gratis un número de teléfono móvil que puedes utilizar para llamar y recibir llamadas. Ventajas:
  • Lo desvías a tu móvil verdadero o al fijo que quieras gratis.
  • Buzón de voz diferente según quién te llama.
  • Te permite rechazar automáticamente números desconocidos con una locución del tipo «Identifícate o no podrás contactar conmigo».
  • Para llamar es un poco más complicado: llamas a tu propio Nº de FonYou y después marcas el Nº de destino. La ventaja: puedes llamar a muchos fijos y móviles del extranjero y sólo te cuesta la llamada a tu Nº nacional de FonYou.
  • El Nº es tuyo. Lo puedes asociar al móvil de tu empresa y, si te cambias de empresa en el futuro, lo desvías al de la nueva empresa, sin que tus clientes y amigos noten nada.
  • Puedes elegir el Nº entre varios (elige tu cumpleaños, tu Nº favorito o los números de Hugo de Lost).

Yo ya tengo el mío. Para conseguirlo debes solicitar una invitación. A mí me ha tardado un par de días en llegar. Suerte.

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Deja que las máquinas hablen entre ellas

En ocasiones —pocas, en realidad— la intervención de una persona en una determinada tarea es crucial para garantizar su éxito. En otras, en cambio, resulta bastante ineficiente que una persona deba recibir información de una máquina para proporcionársela inmediatamente a otra. Existe un campo de las telecomunicaciones denominado comunicaciones máquina a máquina (en inglés machine to machine, o M2M), dedicado a proporcionar las herramientas necesarias para que las máquinas puedan comunicarse entre sí, sin la necesidad de una persona que haga de intermediario.
Se utilizan soluciones M2M en aplicaciones de control de acceso a determinados recintos, máquinas para el cobro con tarjeta de crédito, lectura remota de contadores de agua, gas o electricidad, control remoto de las cámaras y paneles informativos de tráfico, localización de flotas de vehículos y, en general, todo aquello donde exista una máquina distante que sea capaz de conectarse con otras para solicitarle o proporcionarle información automáticamente.
Mi recomendación para estos casos es contar con un proveedor con experiencia en el sector y equipos probados, así como con un operador de telefonía móvil de con-fianza y una ingeniería que esté al día de las tecnologías disponibles y, sus posibilidades y las soluciones comerciales existentes. Lamentablemente, me he encontrado en bastantes ocasiones con pequeñas empresas de nicho con planteamientos totalmente obsoletos y que desconocen las posibilidades de la tecnología actual, así como las soluciones comerciales disponibles. Sin embargo, también he tenido la ocasión de conocer a brillantes personas e innovadores empresas integradoras, que me han enseñado ideas y soluciones realmente atractivas para aplicar en todo tipo de negocios.

Accede al correo desde el móvil

En la actualidad los smartphones están copando el mercado. Como la infinidad de opciones y fabricantes puede provocar que la elección resulte complicada para alguien que no sea experto en la materia, doy algunas pistas:
  • BlackBerry empezó fabricando terminales exclusivamente para correo electrónico, así que algo saben de esto.
  • Windows Mobile ha sido fabricado por Microsoft, la misma empresa de Outlook.
  • Nokia, Samsung y Motorola, entre otros, han sacado al mercado terminales muy parecidos en aspecto a las BlackBerry, aunque utilizan un sistema operativo y forma de acceder al correo diferente.
  • Las pantallas táctiles no son muy buenos aliados para escribir correos aunque, como suelen ser grandes, sí lo son para leerlos.
  • iPhone es un sinónimo de experiencia multimedia y diseño.
  • Si te gusta buscar las aplicaciones más exóticas, estar a la última en fun-cionalidad del sistema operativo y cacharrear con tu teléfono, deberías pensar en googlificarte con Android.
¡Suerte con tu elección!

Amplía la memoria de tu cerebro: Evernote

Estoy empezando a utilizar la aplicación Evernote, que te permite almacenar todo lo que se cruza por tu camino y realizar búsquedas muy fácilmente.
Como en la web hay cientos de entradas y comentarios sobre ella, voy a resumir lo que, bajo mi punto de vista, son sus principales fortalezas:
  • Puedes almacenar el contenido de páginas web, notas escritas a mano y fotografías (en la versión de pago puedes guardar todo tipo de documentos).
  • El sistema realiza OCR sobre las fotos y extrae el texto. Ej: si fotografías un cartel o una tarjeta de visita, podrás encontrarlos posteriormente escribiendo una palabra contenida en ellos desde la barra de búsquedas.
  • Puedes utilizarlo en cualquier PC y en multitud de teléfonos móviles, incluido BlackBerry (para sacarle partido a la cámara).
  • Como he dicho, puedes hacer una búsqueda tipo Google en toda tu información almacenada, no necesitas ordenarla en carpetas ni en otras aplicaciones tipo libreta de direcciones, etc.
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Trabaja en lo que te da dinero de verdad, no pierdas más tiempo

Me ha llamado mucho la atención esta aplicación, denominada Rescuetime, destinada a controlar en qué invertimos o perdemos el tiempo a lo largo de nuestra jornada de trabajo.
Con ella puedes obtener informes exactos y, lo más importante, automáticos de qué aplicaciones utilizas con mayor frecuencia, qué páginas web y en qué horarios, muy gráficos y útiles para saber a qué tareas estás dedicando más tiempo. Sumándole un estudio sobre qué beneficios ofrece cada tarea tendrás la clave para ser más productivo y eficaz en tu trabajo, dedicando menos tiempo.
Aunque hay una versión de pago, la gratuita es bastante completa. Puedes suscribirte con ventajas como referido haciendo clic aquí.
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Sincroniza: la misma información en todos los equipos

Actualmente existe un sinfín de dispositivos para gestionar la información que debemos utilizar en nuestra organización. El problema con el que se encuentran muchas personas es la gran dispersión de la información que se genera o se recopila.
Existe una aplicación que me resulta atractiva por su simplicidad de manejo. Se denomina DropBox y sólo tienes que crearte una cuenta en su web e instalarte una pequeña aplicación en tu PC, Mac, tablet o smartphone que creará una nueva carpeta denominada “My Dropbox”.
A partir de ahí su uso es sencillo: todo lo que guardes en esa carpeta en cualquiera de los equipos que tienes asociados a tu cuenta Dropbox aparecerá en todos ellos a los pocos segundos o minutos, dependiendo del tamaño de los archivos y la velocidad de la conexión.

Tu información personal siempre a mano

Todos manejamos cierta información de uso personal que facilita nuestra actividad diaria y, a veces, resulta incluso imprescindible. Con sistemas como Outlook es posible organizar toda esa información en formato electrónico y, con una BlackBerry con servicio BES (BlackBerry Enterprise Server) conectada con nuestro sistema de mensajería, dispondremos de toda la información almacenada en Outlook también en nuestra BlackBerry, en tiempo real. Cualquier anotación, número de teléfono, cita o correo que escriba en su BlackBerry se verá instantáneamente reflejada en su Outlook y viceversa.
Sin embargo, dado que la implantación de un servidor de correo corporativo y un servidor BES requiere inversiones de cierta envergadura, para las PYME existen opciones más adecuadas, que ofrecen algunos proveedores de Internet.