Monitoriza los vehículos de tu empresa

Los vehículos de tu empresa son un activo importante, tanto por su valor como por su utilidad. Es conveniente, por lo tanto, conocer su estado de funcionamiento y el trato que reciben por parte de los empleados.
Entre las soluciones más básicas y asequibles del mercado para la localización de flotas mediante GPS encontramos Track-GPS de IT Soft orientada a la localización mediante el propio teléfono móvil del conductor y Realpos, que permite tanto solución integrada (denominada «caja negra») o mediante el terminal del conductor. Existen otras muchas soluciones, más específicas y con mayor potencia, aunque más caras. Las veremos más adelante.

Videovigilancia para muchas cosas

La video-vigilancia consiste en la utilización de cámaras en determinados lugares para la visualización de lo que allí acontece en tiempo real, su grabación para poder recabar información a posteriori o su tratamiento automatizado, para detectar determinados eventos, como personas o vehículos en movimiento, cambios de luminosidad o hacer seguimiento del movimiento de un objeto, por ejemplo.
Sin embargo en los últimos años, con la casi omnipresencia de la tecnología IP de comunicaciones —Internet— y el amplio despliegue de las redes fijas de datos, con tecnología ADSL, y móviles, con tecnologías HSPA, ha hecho posible que el empresario de una pequeña o mediana empresa pueda implementar una solución de video-vigilancia para su almacén, nave, oficina o vehículos sin desembolsos económicos desorbitados. Así, poder visualizar las imágenes de las cámaras desde nuestro navegador de Internet o teléfono móvil son ventajas que sólo la tecnología IP puede ofrecer y abre un abanico de posibilidades casi infinito en cuanto a posibles aplicaciones se refiere.

Acelera la burocracia usando certificados digitales

Una de las cosas que más perjudica a una organización es el exceso de burocracia. Papeles que van visitando los diferentes departamentos a velocidad de tortuga, envíos postales que suponen un coste elevado de tiempo y dinero para la empresa, autorizaciones pendientes encima de la mesa del director, que se encuentra de viaje hasta la semana que viene…
El uso de certificados digitales permite múltiples ventajas. Sin entrar en detalles, resumo las más conocidas:
  • Entidades financieras: con nuestro certificado digital podremos acceder a las denominadas oficinas online, que actúan como una sucursal más de la entidad, permitiendo consultas a cuenta, pagos, solicitud de servicios y, en general, casi todo lo que se puede hacer presencialmente, con la salvedad de que no es necesario desplazarnos ni enviar o recibir documentos en papel.
  • Administraciones públicas: envío de la documentación sobre liquidaciones de impuestos por Internet, solicitud de certificados fiscales, tramitación de expedientes, solicitud del documento de vida laboral y muchos más servicios que cada día se van incorporando.
  • Comercio electrónico: poder comprar y vender a otras empresas o clientes finales, sin necesidad de firmar un contrato en papel, sino electrónico.
  • Extendiendo los límites de las oficinas de la empresa: también los ordenadores pueden intercambiarse certificados digitales. De esta manera, un empleado situado en una ubicación donde no exista una oficina de la empresa, podrá conectarse desde su ordenador personal, siempre que éste se autentique como tal ante otro de la organización, mostrando un certificado digital. Son las llamadas redes privadas virtuales (VPN, del inglés Virtual Private Networks), que utilizan Internet para conectar un PC en cualquier parte del mundo como si se encontrara dentro de las oficinas de la empresa.

Haz copias de seguridad

Hacer copias de seguridad es una tarea que suele requerir cierto esfuerzo y dinero y que normalmente no ofrece recompensa alguna. Éste es el punto de vista de alguien que no ha sufrido la pérdida de datos todavía. Las copias de seguridad son importantes para garantizar la continuidad del negocio, es decir, que no perdamos pedidos, o incluso clientes, y que minimicemos los efectos ante un fallo de los sistemas informáticos de la empresa.
En el mercado existen numerosas soluciones de backup, desde las orientadas a grandes corporaciones, que requieren un servidor dedicado y la compra de licencias hasta aplicaciones en la nube, que suelen ser gratuitas para un volumen pequeño de información.
Un buen ejemplo es la aplicación i-Backup.

Sigue el rastro para mejorar

Resulta sumamente importante estudiar la historia de nuestra organización para saber en qué aspectos es necesario mejorar. También, en numerosas ocasiones, tiene gran valor poder saber quién ha realizado alguna tarea o acción y cuándo la ha realizado, tanto por motivos de seguridad como para identificar el talento en la organización, así como para facilitar las tareas de auditoría a las que muchas organizaciones están obligadas por ley o realizan de manera voluntaria.
Los registros denominados logs de numerosos sistemas informáticos actuales permiten, entre otras cosas:
  • Registro de los accesos por parte de los usuarios para dejar constancia sobre el uso de los recursos (cantidad de memoria utilizada en cada momento, ancho de banda de Internet consumido, etc.).
  • Almacenar el usuario, junto a la fecha y hora en la que ha realizado alguna acción sobre una base de datos.
  • BES: el servidor corporativo de la plataforma BlackBerry (BlackBerry En-terprise Server) permite registrar todo lo que hace un usuario de BlackBerry de nuestra empresa, para un  análisis posterior. Es la primera herramienta accesible en cuanto a precio para la PYME que permite monitorizar y registrar lo que se hace con los terminales móviles de una organización.

Saber dónde para evitar estrés

Estoy seguro de que alguna vez, tomándote una cerveza en un bar, observabas al camarero ir y venir a toda velocidad sin dar abasto, con la particularidad de que la mayoría de las mesas estaban vacías. Te resultó evidente que el problema radicaba en la organización de las tareas y no en la velocidad en que las ejecutaba. De la misma manera, en nuestra organización debemos identificar quiénes son nuestros camareros, y procurarles herramientas para organizar sus tareas de la manera más eficiente. Aquí es donde entran en juego dos de las tecnologías estrellas de esta década: el GPS y las comunicaciones móviles.

Conocerse la posición de una persona, dotada con un teléfono móvil con GPS, o de una máquina o vehículo, dotados con lo que se denomina caja negra, nos permite gestionar los equipos distribuidos geográficamente, reduciendo los riesgos significativamente, por un precio bastante atractivo en la actualidad.