Reduce el coste de tus llamadas internacionales

Si tu organización tiene un gasto considerable en llamadas internacionales, ya sea porque importa productos o porque los exporta, existen soluciones tecnológicas muy sencillas que te permitirán ahorrar mucho dinero. Una de ellas es el servicio que presta la empresa TrialSoft: para llamar a un número de otro país, simplemente marcamos el 902055307 y esperamos a que una locución nos pida que introduzcamos el número al que queremos llamar.
Si aún queremos ahorrar más en las llamadas internacionales podemos acudir a la famosa aplicación Skype, que te permite llamar desde el PC a precios bastante económicos y, además, te permite contratar tarifas planas mensuales.

Gana tiempo y eficacia con una secretaria virtual

Existen tareas administrativas que consumen gran parte de la jornada laboral del personal de una organización, debido a que no sólo deben dedicarle tiempo para realizarlas, sino que, por su corta duración y naturaleza variopinta, provocan una disminución de la concentración en las tareas importantes y la posibilidad de que una persona se sienta más cómoda haciendo estas tareas rutinarias y sencillas que esforzándose en aquello que realmente debería hacer.

Las tareas a las que me refiero son principalmente las siguientes:

  • Recepción y gestión llamada telefónicas, transfiriéndolas a las personas que corresponda dentro de la empresa y filtrando las que sean improcedentes.
  • Envío y recepción de correspondencia, paquetería y faxes.
  • Registro de llamadas, correo, paquetería y faxes.
  • Mecanografiado y gestión documental.
  • Gestión de facturación, cobros y reclamación de deudas.
  • Coordinación de agendas.
  • Informes y elaboración de documentos.
  • Búsqueda de información en Internet, bases de datos u otras fuentes más específicas.
  • Tramitación de pedidos de clientes y proveedores.

Utiliza el cloud computing

Aunque no hayas oído hablar de este concepto, estoy seguro de que ya te has topado con él en más de una ocasión. Cada vez que has visitado el blog de alguien que ha utilizado Blogger, o cuando has chateado a través de mensajería instantánea con un amigo, has utilizado una aplicación en la nube. El cloud computing consiste en basar las aplicaciones en servicios alojados en la nube, es decir, algún lugar al otro lado de Internet. De esta forma no dependerán del sistema operativo de nuestro PC ni tendremos que almacenar los datos en el disco duro de nuestro equipo: todo estará alojado y funcionando en la nube.

Gasta menos tiempo y dinero en viajes

El coste medio de un billete de avión es de unos 150 € para vuelos nacionales y una cantidad mucho mayor para vuelos internacionales. El coste de un equipo de videoconferencia puede ser de unos 6000 €, así que lo amortizaríamos con unos 40 viajes nacionales o unos cuantos menos internacionales. Sin embargo, existen otras alternativas para empresas donde no se pueda justificar esta inversión, porque el número de viajes para asistir a reuniones sea menor a esta cantidad o, incluso, muy eventuales.
Existen centros de negocios distribuidos por todo el mundo que alquilan salas con servicio de videoconferencia por horas o jornadas. Un ejemplo es Regus, donde su precio ronda los 200 €/hora.
Como alternativa más básica tienes TokBox, que permite realizar video-chats múltiples de manera online y gratuita, sin necesidad de instalar ningún software en el PC. ¿Aún no lo has probado?

Tu caja de herramientas tecnológicas

En la actualidad existe una cantidad de dispositivos que puede resultar abrumadora e incluso confusa para una persona que no esté al día en tecnología, ni quiera estarlo. Algunos resultarán completamente inútiles para nuestra tarea diaria, mientras que otros aumentarán nuestra eficacia de manera considerable.
Como realizar una descripción pormenorizada de equipos y combinaciones tecnológicas posibles sería como tratar de barrer la playa con una escoba, solamente voy a indicar las herramientas que yo considero imprescindibles para mi trabajo diario. En otra ocasión explicaré por qué:
  • Netbook
  • Monitor de 20 pulgadas y teclado de sobremesa
  • BlackBerry
  • Ereader (o lector de libros electrónicos)
  • Todas las herramientas posibles en la nube

Y tú, ¿qué herramienta añadirías?

Accede al correo desde el móvil

En la actualidad los smartphones están copando el mercado. Como la infinidad de opciones y fabricantes puede provocar que la elección resulte complicada para alguien que no sea experto en la materia, doy algunas pistas:
  • BlackBerry empezó fabricando terminales exclusivamente para correo electrónico, así que algo saben de esto.
  • Windows Mobile ha sido fabricado por Microsoft, la misma empresa de Outlook.
  • Nokia, Samsung y Motorola, entre otros, han sacado al mercado terminales muy parecidos en aspecto a las BlackBerry, aunque utilizan un sistema operativo y forma de acceder al correo diferente.
  • Las pantallas táctiles no son muy buenos aliados para escribir correos aunque, como suelen ser grandes, sí lo son para leerlos.
  • iPhone es un sinónimo de experiencia multimedia y diseño.
  • Si te gusta buscar las aplicaciones más exóticas, estar a la última en fun-cionalidad del sistema operativo y cacharrear con tu teléfono, deberías pensar en googlificarte con Android.
¡Suerte con tu elección!

Tu caja de herramientas y tus ideas deben viajar siempre contigo

¿En cuántas ocasiones has querido trabajar sobre un proyecto, una idea o una propuesta comercial desde un hotel o en casa y tenías algún documento crucial en el PC de la oficina?
Existe una aplicación, gratuita en su versión básica, muy funcional, denominada Log me in que te permite instalar un pequeño programa en los ordenadores que quieras controlar remotamente. A partir de ese momento podrás iniciar sesión y ver la pantalla, tal como la verías si físicamente estuvieras frente a tu ordenador, desde cualquier PC con un navegador de Internet, accediendo a tu cuenta en esta web.